Reuniones de trabajo: un juego serio

TrabajoHace unos días, un amigo me comentaba que uno de sus clientes utilizaba como metodología, durante sus reuniones con el equipo de trabajo, bloques de plástico interconectables conocidos comercialmente como Lego®, la estrategia era determinante para la construcción del concepto que el ejecutivo intentaba lograr en las diferentes fases del proceso.

Según entendí, mientras hablaba con sus compañeros, el creativo conectaba las ideas, la visión y opiniones de los participantes a través de la construcción con los coloridos bloques. Y es que la compañía danesa ha impulsado el uso de la metodología y herramienta Lego® Serious Play®, basada en la construcción de modelos tridimensionales para identificar, analizar y solucionar problemas en las empresas. Al escuchar esta vivencia, algo novedoso en el mundo empresarial, se me ocurrió escribir un artículo donde pudiera compartir mi perspectiva acerca de las reuniones de trabajo, esas que constituyen un aspecto importante para reunir al personal y coordinar temas; pero, que por lo general, todo el mundo odia.

Vamos a ver… Sabemos que las reuniones son importantes, en especial para las organizaciones con liderazgo participativo y trabajo en equipo. También sabemos que podemos sacar más provecho de una reunión que de un informe escrito. Sin embargo, parece ser todo un desafío para quienes buscan concretar este tipo de encuentros, pues resultan aburridas y no son tomadas con la seriedad que merecen.

Las reuniones consumen una enorme cantidad de tiempo, ¡pero son necesarias! Si nos detenemos para analizar nos daremos cuenta que este tipo de encuentro resulta frustrante porque en parte no tenemos la iniciativa como para cambiar la dinámica de nuestras reuniones o para reconocer las oportunidades que cada una ofrece a nuestro negocio.

En general, no mostramos nuestra firmeza en las reuniones porque no queremos insultar a nadie, no queremos herir sentimientos ni parecer mal educado y mucho menos, queremos dar la imagen de ser «diplomáticamente incorrectos». Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros y de lo que significa sentarse con los compañeros a discutir aquellos asuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.

Hay vida más allá de las reuniones

Ya lo decía Jonh Gardner: «El dominio no es algo que surja de repente, como un rayo, sino un poder que va creciendo y moviéndose continuamente con el tiempo, como el clima». Más allá de las reuniones, hay dos factores que me gustaría resaltar y que sin lugar a dudas, de ellos dependerá la forma en la que se desenvuelve el encuentro.

En un primer lugar, el milagro de palabras: algunas reuniones están llenas de locuciones que describen las situaciones; otras, que no son más que un sinfín de términos revestidos de una jerga sofisticada y que siempre servirá para desarrollar la aparente competencia. Siempre resulta interesante prestar atención en la manera que se formulan los planteamientos. Algunos oradores recurren a las preguntas retoricas, en mi opinión las que más «enganchan» al oyente. Siempre aparecen las imágenes mentales en cada receptor.

Por otro lado, la influencia del lenguaje corporal siempre dirá mucho más que las palabras. Tal como le sugiero siempre a mis alumnos, el objetivo consiste en controlar a quien le escucha, tanto con las palabras como con el lenguaje corporal, anótelo.

Mientras no se tenga la disponibilidad para tener firmeza, ser asertivos y cambiar estos problemas de las reuniones, nuestros encuentros laborales continuarán sufriendo la pérdida de productividad, la erosión en las habilidades de comunicación y la ausencia de oportunidades. Las reuniones no van a desaparecer, pero si podrán cambiar la manera de enfocarlas. A la final siempre resulta una sesión de descubrimiento fascinante. En un mundo tan competitivo, las ideas brillantes traen mejores resultados.

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2 pensamientos en “Reuniones de trabajo: un juego serio

  1. Si bien es cierto, que las reuniones resultan en su mayoría un tedio, debemos tener presente, que los niveles supervisores, las usan en muchas ocaciones para llamar nuestra atención de forma poco productiva, sobre algun asunto en particular, lo cual, crea ambientes tensos, desalentando al personal. Adicionalmente a esto, si no se tiene sentido de pertenencia, interés y gusto, por el trabajo que realices, ninguna reunión, podrá ser productiva, así seas, el más brillante intelectual, científico, creativo…

    • Las palabras pueden crear o destruir, en parte difiero del comentario, pues toda reunión deja un mensaje, es la inteligencia del receptor en visualizar el contenido y la capacidad del emisor en llamar la atención del público. Cuando llegues a tener la experiencia en liderar grupos de 50 o mas personas cambiaras el concepto de lo poco productivas de las reuniones, los medios tecnológicos como las video conferencias son prácticas pero el cara a cara es el método infalible de trasmitir mensaje.

      Adicionalmente, no puedes estar en un lugar, con una persona o grupo si realmente no te sientes identificada(o)-sentido de pertenencia, para este caso lo ideal es renunciar y simplemente buscar otros rumbos.

      …/

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